Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung für die Online-Anmeldung und Mitgliederverwaltung der Abteilung Judo Stand: Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Seite ist der Polizei-Sport-Verein Berlin e.V., Abteilung Judo Reichenhaller Straße 8, 14199 Berlin Postanschrift: Polizei S.V. Berlin Judo, Postfach 33 01 26, 14171 Berlin vertreten durch den Vorstand (siehe Impressum). Kontakt für alle Datenschutzanfragen der Abteilung Judo: judo@polizeisvberlin.de Ergänzend gilt die allgemeine Datenschutzerklärung des Vereins auf polizeisvberlin.de.

2. Welche Daten wir verarbeiten

a) Anfrage zum Probetraining: Vor- und Nachname, Geburtsdatum der teilnehmenden Person, Vorerfahrung/Gürtel, freiwillige Hinweise (z. B. zur Gesundheit), gewünschte Trainingsgruppe; bei Minderjährigen Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer der Erziehungsberechtigten, optional ein zweiter Kontakt und ein Notfallkontakt; Ihre Einwilligungen (Foto/Video, WhatsApp-Gruppe). b) Probetraining: Anwesenheit an Trainingstagen. c) Mitgliedsantrag: zusätzlich Anschrift, optional Geschlecht, Beitragsart, Shirtgröße für das Willkommenspaket, Zustimmung zu Satzung und Beitragsordnung; falls das Lastschriftverfahren aktiviert ist, Kontoinhaber und IBAN (SEPA-Lastschriftmandat). d) Mitgliedschaft: Mitgliedsnummer, Gruppe, Gürtel, Eintritts- und ggf. Austrittsdatum, Beitrags- und Zahlungsstatus, Status des Willkommenspakets, Notizen der Abteilungsleitung zur Organisation. e) E-Mail-Versand: Empfängeradresse, Betreff, Zeitpunkt und Zustellstatus der von uns versendeten Nachrichten. f) Interner Bereich: Name, E-Mail-Adresse und Rolle von Vorstand, Kasse und Trainern sowie Anmeldedaten. g) Formular „Kontaktdaten aktualisieren“: Name, Geburtsdatum, optional Mitgliedsnummer und Gruppe, Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten bzw. eigene Kontaktdaten, Anschrift, optional Notfallkontakt sowie Ihre Einwilligungen – zur Prüfung und Aktualisierung Ihrer Stammdaten.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Durchführung des Probetrainings, Gruppeneinteilung, Information über Trainingszeiten und kurzfristige Trainingsausfälle, Bearbeitung des Mitgliedsantrags, Mitglieder- und Beitragsverwaltung, Ausgabe des Willkommenspakets: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Mitgliedschaft bzw. deren Anbahnung).
• Freiwillige Gesundheitshinweise: nur auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, damit Trainer im Training angemessen reagieren können.
• Aufnahme in die WhatsApp-Gruppe und Foto-/Videoaufnahmen: Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
• Aufbewahrung von Beitrags- und Zahlungsunterlagen: gesetzliche Pflichten, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Protokoll von Statusänderungen und E-Mail-Versand zur Nachvollziehbarkeit und Sicherheit: berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. per E-Mail an judo@polizeisvberlin.de.

4. Wer Zugriff hat

Zugriff haben nur berechtigte Personen der Abteilung Judo nach dem Need-to-know-Prinzip:

• Abteilungsleitung (Admin): alle Daten.
• Kasse: Mitglieds-, Beitrags- und Zahlungsdaten.
• Trainer: nur die Teilnehmenden ihrer eigenen Gruppen mit Name, Alter, Telefon der Eltern und Notfallkontakt sowie Shirtgröße zur Paketausgabe – keine Anschrift, keine Bank- oder Zahlungsdaten.

Eine Weitergabe an den Hauptverein erfolgt, soweit dies für die Mitgliederverwaltung des Vereins erforderlich ist. Eine sonstige Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, außer an die unten genannten Dienstleister.

5. Technische Dienstleister (Auftragsverarbeitung)

• Betrieb der Anwendung, Datenbank und Anmeldung: Lovable Labs Incorporated, 1 Lincoln St, Boston, MA 02111, USA (europäische Niederlassung: Lovable Labs AB, Stockholm, Schweden) einschließlich deren Unterauftragsverarbeiter für Cloud-Hosting und Datenbank.
• E-Mail-Versand: über den in Lovable integrierten Versanddienst unter der Absenderdomain notify.polizeisvberlin.de. Antworten gehen an judo@polizeisvberlin.de (Postfach bei STRATO AG, Berlin).
• Für den internen Bereich steht eine KI-Funktion zur Formulierung von E-Mail-Entwürfen zur Verfügung. Dafür werden nur die von Vorstandsmitgliedern eingegebenen Stichpunkte verarbeitet, keine Mitgliederdatensätze.

Mit Lovable besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Soweit Daten in die USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

6. WhatsApp-Gruppen

Für kurzfristige Informationen nutzen unsere Trainer WhatsApp-Gruppen je Trainingsgruppe. Die Teilnahme ist freiwillig. Mit dem Beitritt werden Ihre Telefonnummer und Ihr Profilname für die anderen Gruppenmitglieder sichtbar und von WhatsApp (Meta Platforms Ireland Ltd.) nach dessen eigenen Bedingungen verarbeitet. Alle wichtigen Informationen, insbesondere Trainingsausfälle, erhalten Sie zusätzlich per E-Mail, sodass niemand auf WhatsApp angewiesen ist.

7. Fotos und Videos

Mit Ihrer Einwilligung können Fotos und Videos aus Training und Wettkämpfen auf der Vereinswebsite polizeisvberlin.de, auf unserem Instagram-Kanal (polizeisvberlinjudo) und in Pressemitteilungen veröffentlicht werden. Ohne Einwilligung veröffentlichen wir keine Aufnahmen, auf denen Ihr Kind bzw. Sie erkennbar im Mittelpunkt stehen. Den Widerruf setzen wir für künftige Veröffentlichungen um und entfernen auf Wunsch bestehende Beiträge auf unseren eigenen Kanälen.

8. Speicherdauer

• Interessenten, die nicht Mitglied werden (Probetraining abgebrochen oder abgelaufen, Warteliste aufgelöst): Löschung bzw. Anonymisierung spätestens 6 Monate nach dem letzten Kontakt.
• Mitglieder: für die Dauer der Mitgliedschaft. Nach dem Austritt löschen wir Kontakt-, Gesundheits- und Trainingsdaten innerhalb von 12 Monaten. Daten, die wir für Beitrags- und Zahlungsnachweise aufbewahren müssen, speichern wir bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre zum Jahresende) und löschen sie danach.
• Einwilligungen (Foto, WhatsApp): bis zum Widerruf bzw. Ende der Mitgliedschaft.
• E-Mail-Versandprotokolle: 12 Monate.
• Rückmeldungen zu Rundmails (Name, optional Gruppe, Antwort, Kommentar): nur zur Auswertung der jeweiligen Abfrage; Löschung 12 Monate nach Ende der Abfrage.
• Einreichungen über „Kontaktdaten aktualisieren“: Löschung 3 Monate nach Übernahme oder Verwerfung.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Wenden Sie sich dafür an judo@polizeisvberlin.de. Sie können sich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. bei der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin.

10. Pflicht zur Bereitstellung

Die Angaben im Formular sind für Probetraining und Mitgliedschaft erforderlich; ohne sie können wir die Anfrage nicht bearbeiten. Für Mitglieder ist auch die Anschrift eine Pflichtangabe: Die Satzung (§ 4 Abs. 7) verpflichtet zur Angabe einer postalischen Erreichbarkeit, die wir für die Mitgliederverwaltung und schriftliche Mitteilungen benötigen. Gesundheitshinweise, zweiter Kontakt, Notfallkontakt und die Einwilligungen zu WhatsApp und Fotos sind freiwillig.

11. Sicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (HTTPS). Der interne Bereich ist nur nach Anmeldung erreichbar; Zugriffsrechte sind nach Rollen getrennt. Personendaten werden nicht gelöscht, sondern nach Ablauf der Fristen anonymisiert, damit Statistiken (z. B. Mitgliederzahlen) erhalten bleiben.